Vorlage KI-Nutzungsrichtlinie | STOP.LI

STOP.LI · AI Security · Governance

KI-RichtlinieVorlage für Mitarbeitende.

Eine KI-Nutzungsrichtlinie legt fest, welche KI wofür und mit welchen Daten genutzt werden darf. Diese Vorlage ist sofort anpassbar und auf die Informationssicherheitsrichtlinie DCH abgestimmt. Sie deckt generative KI, eingebettete KI-Funktionen und Agenten ab.

Rechtsstand: 10. Oktober 2026. AI Act in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744. Vorlage unter CC BY 4.0, keine Rechtsberatung.

ISMS-Prozess: 11 Awareness · 08 Personal · 06 Daten
Zweck der Vorlage

Klare Regeln
statt Schatten-KI.

Ohne Regeln nutzen Mitarbeitende KI mit privaten Konten. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt klare Weisungen mit Beispielen zugelassener und untersagter Einsätze sowie dienstliche Konten (DSK-Orientierungshilfe KI, Mai 2024, Kap. 2.2 und 2.4). Sie ist weiterhin die massgebliche DSK-Hilfe für Auswahl, Implementierung und Nutzung von KI-Anwendungen. Für Entwicklung und Betrieb eigener KI-Systeme ergänzen die Orientierungshilfen zu technischen und organisatorischen Massnahmen (Juni 2025) und zu RAG-Systemen (Oktober 2025).

Die Vorlage setzt den Abschnitt zu AI-Services aus Kapitel 6 der Informationssicherheitsrichtlinie DCH in Alltagsregeln um: Freigabe auf Antrag des Business Owners, genehmigte Nutzungsprofile, Risikoentscheidung bei Shadow AI. Kapitel 7 (KI-Code) und 11 (Verstösse) sind übernommen, nicht abgeschwächt.

So wenden Sie die Vorlage an
  • Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen: [Organisation], [Freigabestelle], [Meldestelle], [Dokumenteigentümer], [Genehmigungsinstanz], [Datum].
  • Datenklassen in Ziffer 4 an das eigene Klassifizierungsschema angleichen.
  • Freigegebene Werkzeuge als Anhang führen, nicht im Richtlinientext.
  • Beispiele in Ziffer 3 an die eigenen Tätigkeiten anpassen.
  • Datenschutz, Rechtsdienst und Arbeitnehmervertretung vor der Inkraftsetzung einbeziehen.

Finanzinstitute: FINMA-Aufsichtsmitteilung 08/2024 und DORA gelten zusätzlich. Betriebs- und Nutzungsfreigabe sind im AI Act Framework für Finanzinstitute beschrieben.

Vorlage · Ziffern 1 und 2

Die Richtlinie
zum Anpassen.

KI-Nutzungsrichtlinie [Organisation] · Version [1.0] · Genehmigt durch [Genehmigungsinstanz] am [Datum] · Dokumenteigentümer: [Dokumenteigentümer] · Klassifizierung: [Intern]

1 · Zweck und Geltungsbereich

Diese Richtlinie regelt die Nutzung künstlicher Intelligenz (KI) bei [Organisation] und konkretisiert die Informationssicherheitsrichtlinie. Sie gilt für alle Mitarbeitenden und externen Personen im Auftrag von [Organisation], auf allen Geräten. Sie umfasst:

  • Generative KI: Assistenten und Generatoren für Text, Bild, Audio, Video, Code.
  • Eingebettete KI: KI-Funktionen in Büro-, Fach- und SaaS-Anwendungen, auch nachträglich aktivierte.
  • Agenten: KI-Systeme, die selbständig über Werkzeuge, Schnittstellen oder MCP-Server handeln.

Entwicklung und Betrieb eigener KI-Systeme regelt zusätzlich [Entwicklungsstandard].

2 · Grundsätze
  • Freigabe vor Nutzung. Nur freigegebene KI-Dienste dürfen geschützte Informationen von [Organisation] erhalten. Liste: [Ort der Werkzeugliste].
  • Die Datenklasse bestimmt das Werkzeug (Ziffer 4).
  • Der Mensch bleibt verantwortlich. Wer ein KI-Ergebnis verwendet, verantwortet es wie eigene Arbeit.
  • Transparenz. KI-Inhalte werden gekennzeichnet, wo Recht oder diese Richtlinie es verlangen.
  • Dienstliche Konten. Nie private Konten für dienstliche Aufgaben.
  • Melden statt verbergen. Fehler und Schatten-KI werden gemeldet (Ziffer 8).
Vorlage · Ziffer 3

Erlaubt, freigabepflichtig,
verboten.

3 · Erlaubt ist nur die Nutzung freigegebener Werkzeuge im Rahmen von Ziffer 4. Freigaben beantragt der Business Owner. Im Zweifel gilt «mit Freigabe».

Bereich Erlaubt Mit Freigabe durch [Freigabestelle] Verboten
Texte und Kommunikation Interne Texte entwerfen, kürzen, übersetzen Serienkommunikation an Kunden mit KI-generierten Inhalten Gefälschte Zitate, Belege oder Absender; täuschende Inhalte
Analyse und Recherche Dokumente zusammenfassen; Recherche mit Quellenprüfung Anbindung interner Datenquellen (Ablage, CRM) an KI-Dienste Daten in nicht freigegebene Dienste oder Browser-Erweiterungen laden
Software und IT Code-Vorschläge in der freigegebenen Entwicklungsumgebung, Prüfung im Secure SDLC Neue KI-Plugins und Erweiterungen; Modelle aus öffentlichen Quellen Zugangsdaten, Schlüssel, Tokens eingeben; Schutzmassnahmen umgehen (Jailbreak, DLP-Umgehung) ausserhalb autorisierter Tests
Personen und Personal Formulierungshilfe ohne Personendaten Rekrutierung, Beförderung, Leistungsbewertung (ggf. Hochrisiko-KI, Anhang III Nr. 4 AI Act) Emotionserkennung am Arbeitsplatz (Art. 5 Abs. 1 Bst. f); Bewertung nach Sozialverhalten (Bst. c); Entscheidungen über Personen ohne menschliche Prüfung
Öffentlichkeit und Kunden Entwürfe für Veröffentlichungen mit redaktioneller Prüfung Chatbots für Externe; synthetische Bilder, Stimmen oder Videos realer Personen Deepfakes ohne Offenlegung; sexualisierte Darstellungen realer Personen ohne Zustimmung (Art. 5 Abs. 1 Bst. ba und bb, ab 2.12.2026)
Werkzeuge und Konten Freigegebene Werkzeuge mit dienstlichem Konto (SSO) Neue Dienste, neue Zwecke, höhere Datenklasse als im Nutzungsprofil Private Konten oder Geräte für dienstliche KI-Nutzung; Weitergabe von Konten
Agenten Assistenzfunktionen ohne Schreibrechte im genehmigten Nutzungsprofil Agenten mit Schreib-, Versand- oder Ausführungsrechten; Anbindung von MCP-Servern Agenten mit persönlichen Zugangsdaten oder Administratorrechten

[Freigabestelle] entscheidet nach der Informationssicherheitsrichtlinie: Security, Datenschutz und Recht prüfen Risiken und Rechte, der Einkauf den Vertrag.

Vorlage · Ziffer 4

Datenklassen
und Werkzeuge.

4 · Ergebnisse übernehmen die höchste Datenklasse ihrer Eingaben. Massgebend ist die Klassifizierung nach [Klassifizierungsrichtlinie].

Datenklasse Öffentliche KI-Dienste ohne Vertrag Freigegebene KI-Dienste mit Vertrag Intern betriebene KI
Öffentlich erlaubt erlaubt erlaubt
Intern verboten erlaubt erlaubt
Vertraulich verboten nur im genehmigten Nutzungsprofil im genehmigten Nutzungsprofil
Streng vertraulich verboten verboten, ausser Einzelfreigabe nur mit Einzelfreigabe
Personendaten verboten erlaubt, wenn Zweck, Rechtmässigkeit (DSGVO: Rechtsgrundlage) und Auftragsbearbeitung geregelt sind im genehmigten Nutzungsprofil
Besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG, Art. 9 DSGVO) verboten nur mit Einzelfreigabe und Prüfung der Folgenabschätzung (Art. 22 DSG, Art. 35 DSGVO) nur mit Einzelfreigabe und Prüfung der Folgenabschätzung
Zugangsdaten und Geheimnisse verboten verboten verboten

Freigegebener KI-Dienst mit Vertrag: Vertrag mit Regeln zu Vertraulichkeit, Auftragsbearbeitung, Ausschluss der Nutzung von Eingaben für das Training, Datenstandort und Löschung; Zugriff nur über dienstliches Konto. Intern betriebene KI: in der Infrastruktur oder einem dedizierten Mandanten von [Organisation] betrieben.

Vorlage · Ziffern 5 bis 7

Kennzeichnen, prüfen,
Agenten begrenzen.

5 · Kennzeichnung KI-generierter Inhalte
  • Deepfakes. Bild-, Ton- oder Videoinhalte, die realen Personen, Orten oder Ereignissen ähneln und echt wirken würden (Art. 3 Nr. 60 AI Act), werden als künstlich erzeugt oder manipuliert offengelegt (Art. 50 Abs. 4 UAbs. 1). Bei offensichtlich künstlerischen oder satirischen Werken genügt ein unaufdringlicher Hinweis.
  • Texte für die Öffentlichkeit. KI-erzeugte Texte, die über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren, werden offengelegt, ausser sie wurden menschlich geprüft und eine Person trägt die redaktionelle Verantwortung (Art. 50 Abs. 4 UAbs. 2). [Organisation] dokumentiert diese Prüfung.
  • Chatbots für Externe. Personen werden spätestens bei der ersten Interaktion klar informiert, dass sie mit KI interagieren (Art. 50 Abs. 1 und 5). Wer einen solchen Dienst unter eigenem Namen bereitstellt, kann Anbieter (Provider) im Sinne des AI Act sein. [Freigabestelle] klärt die Rolle.
  • Interne Regel. Wesentlich mit KI erstellte Dokumente für Kunden, Behörden oder Gerichte tragen den Vermerk [«Mit KI-Unterstützung erstellt, geprüft durch Funktion»].

Art. 50 ist EU-Recht und gilt seit 2. August 2026. Schweizer Organisationen sind erfasst, wenn die Ausgabe in der EU verwendet wird (Art. 2 Abs. 1 Bst. c). Der EDÖB leitet aus dem DSG ähnliche Transparenzpflichten ab (Chatbots, verfälschte Bilder und Stimmen). Fristen: Fristenkalender DCH.

6 · Prüfpflicht und Verantwortung
  • KI-Ergebnisse können falsch, erfunden oder verzerrt sein. Fakten, Zahlen, Zitate und Quellen vor Verwendung prüfen.
  • Code durchläuft den Secure SDLC. Ein KI-Ergebnis ist kein Sicherheitsnachweis.
  • Entscheidungen mit Rechtswirkung oder erheblicher Beeinträchtigung für Personen trifft ein Mensch (Art. 21 DSG, Art. 22 DSGVO).
  • Ergebnisse über Personen werden auf Diskriminierung geprüft.
  • Vor Veröffentlichung Rechte Dritter prüfen.
  • Die Person, die ein Ergebnis verwendet, verantwortet es. Der Business Owner verantwortet den Einsatz im Prozess.
7 · Agenten und Automatisierung
  • Jeder Agent hat einen freigegebenen Zweck, einen Business Owner und einen Eintrag im KI-Inventar.
  • Agenten nutzen eigene technische Identitäten mit minimalen, befristeten Rechten.
  • Nur freigegebene Werkzeuge und MCP-Server anbinden.
  • Ein Mensch bestätigt externe oder schwer umkehrbare Aktionen: Zahlungen, Versand an Externe, Löschungen, Rechteänderungen.
  • Inhalte aus E-Mails, Webseiten und Dokumenten gelten als nicht vertrauenswürdig (indirekte Prompt Injection).
  • Aktionen werden protokolliert. Jeder Agent ist sofort abschaltbar. Datenflüsse folgen Ziffer 4.
Vorlage · Ziffern 8 bis 11

Melden, schulen,
überprüfen.

8 · Vorfälle und Schatten-KI melden

Unverzüglich an [Meldestelle, Kontakt] melden:

  • Geschützte Informationen wurden in einen nicht freigegebenen Dienst eingegeben.
  • Unerwartete Ausgaben, z. B. fremde Daten oder Zugangsdaten.
  • Ein Agent hat unerwartet gehandelt.
  • Täuschungsversuche mit KI, z. B. gefälschte Stimme von Vorgesetzten.
  • KI-Dienste oder KI-Funktionen sind ohne Freigabe im Einsatz (Schatten-KI).

Die Meldestelle schützt die Informationen, führt den Dienst einer dokumentierten Risikoentscheidung zu und prüft Meldepflichten (Art. 24 DSG, Art. 33 DSGVO). Eine rechtzeitige Selbstmeldung wird zugunsten der meldenden Person berücksichtigt.

9 · Schulung und KI-Kompetenz
  • Basisschulung [Name] vor dem ersten Zugang: Grenzen der KI, Datenklassen, Prüfpflicht, Kennzeichnung, Meldung.
  • Vertiefungen für Entwicklung, Agentenbetrieb, Personalwesen, Kommunikation.
  • Auffrischung [jährlich] und bei wesentlichen Änderungen. [Organisation] dokumentiert Teilnahme und Inhalte.

Art. 4 AI Act in der Fassung der VO (EU) 2026/1744 verlangt von Anbietern und Betreibern Massnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und weiterer Personen in ihrem Auftrag zu unterstützen, unter Berücksichtigung von Kenntnissen, Erfahrung, Ausbildung, Einsatzkontext und betroffenen Personen. Ein bestimmtes Niveau muss nicht garantiert werden.

10 · Verstösse

[Bezeichnete Stelle] untersucht Verstösse nach Ursache und Auswirkung und schlägt verhältnismässige und rechtmässige Massnahmen vor. Bei akuter Gefahr sperrt [Freigabestelle] den Zugang zu einem Dienst sofort. Über wesentliche Verstösse entscheidet die zuständige Führungsebene nach geltendem Recht.

11 · Review und Inkraftsetzung

Die Richtlinie tritt mit Genehmigung durch [Genehmigungsinstanz] am [Datum] in Kraft. [Dokumenteigentümer] kommuniziert sie, sorgt für Kenntnisnahme und prüft sie mindestens jährlich sowie bei neuen Rechtsakten, neuen KI-Diensten mit wesentlichem Risiko oder nach Vorfällen. Die Werkzeugliste wird laufend geführt, ohne neue Genehmigung.

Lizenz der Vorlage: © 2026 4T2 Solutions GmbH. Text und von 4T2 Solutions GmbH erstellte Diagramme dieses Dokuments stehen unter der Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz (CC BY 4.0): https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. Kopieren, Bearbeiten und weitere Nutzung sind erlaubt, sofern 4T2 Solutions GmbH als Quelle genannt, die Lizenz verlinkt und vorgenommene Änderungen kenntlich gemacht werden. Rechte Dritter sowie Namen, Logos und Kennzeichen von 4T2 Solutions GmbH sind davon ausgenommen.

Hinweise zur Einführung

Einführen, nicht
nur publizieren.

Kommunikation

Kurzfassung auf einer Seite, Werkzeugliste mit Datenklasse, Kanal für Fragen. Mindestens ein freigegebenes Werkzeug bereitstellen; ohne Alternative weicht die Nutzung auf private Konten aus.

Schulung

Basisschulung an die Freischaltung koppeln. Inhalte an DSK (Kap. 2.7, 3.1 bis 3.4), BSI und NCSC/CISA Guidelines ausrichten. Wirkung an Meldungen und Stichproben messen.

Technische Durchsetzung

SSE und Secure Web Gateway: nicht freigegebene KI-Dienste sperren oder warnen, Mandanten beschränken. DLP: Zugangsdaten, Personendaten und klassifizierte Dokumente in Eingaben erkennen. SSO für freigegebene Dienste. Regeln im Policy Management führen.

Datenschutz

Datenschutzberatung früh einbinden (DSK Kap. 1.12). Für Protokolle von Eingaben Zweck, Zugriff und Aufbewahrung vorab festlegen. Technische Durchsetzung ist selbst Überwachung (Tabelle).

Land Prüfpunkt Grundlage
DE Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung: personenbezogene Protokolle von Prompts oder DLP-Ereignissen prüfen. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
DE Verhaltensregeln zur KI-Nutzung: Mitbestimmung in Fragen der Ordnung des Betriebs prüfen; Betriebsvereinbarung erwägen (DSK Kap. 2.2). § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG
DE Rechtzeitige Unterrichtung bei Planung von Arbeitsverfahren mit KI; Sachverständiger des Betriebsrats gilt bei KI als erforderlich (Vereinbarung mit dem Arbeitgeber nach § 80 Abs. 3 Satz 1 bleibt nötig). § 90 Abs. 1 Nr. 3, § 80 Abs. 3 BetrVG
DE Weisungsrecht als Grundlage der Richtlinie. § 106 GewO
CH Verhaltensüberwachung am Arbeitsplatz ist verboten. Aus anderen Gründen nötige Systeme (z. B. DLP) so gestalten, dass Gesundheit und Bewegungsfreiheit nicht beeinträchtigt werden. Empfehlung: zuerst anonymisiert auswerten, personenbezogen nur bei konkretem Anlass. Art. 26 ArGV 3
CH Bearbeitung von Personendaten im Arbeitsverhältnis begrenzen; Weisungsrecht als Grundlage der Richtlinie. Art. 328b und 321d OR

Keine Rechtsberatung; die anwendende Organisation bleibt für Genehmigung und Umsetzung verantwortlich. Rollen und Hochrisiko-Einordnung: Regulierung DCH und KI-Inventar und Klassifizierung.

Einordnung und Quellen

Zitierte Fremdinhalte unterliegen der Lizenz ihrer Herausgeber. Die Seite ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

© 2026 4T2 Solutions GmbH. Text und eigene Diagramme stehen unter CC BY 4.0.

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